업무 시작 직후 방해 요소가 발생하면 업무 효율이 떨어지는 현상을 “톱니 효과” (sawtooth effect)라고 합니다. 막 업무에 몰입하여 의욕이 생겼을 때 전화가 걸려오고, 다시 시작할 때는 처음처럼 의욕이 생기기 전에 시작하게 되는 것입니다. 이는 에너지 낭비로 이어집니다. 업무 생산성을 극대화하려면 방해받지 않고 집중할 수 있는 시간을 확보하는 것이 중요합니다.
업무 환경에서는 이러한 “톱니 효과”를 피하는 방법을 찾아야 합니다. 아침 시간은 업무 효율이 가장 높은 시간입니다. 따라서 이 시간에는 전화 통화나 회의를 피하는 것이 좋습니다. 물론 불가능하다고 말하는 사람도 있지만, 이를 방치하면 업무 효율이 저하되고 장기적으로 회사에 손실을 초래할 수 있습니다. 차선책으로 집중 업무 시간으로 두 시간을 따로 마련하는 것이 좋습니다. 두 사람이 짝을 이루어 한 사람은 두 시간 동안 생산적인 업무에 집중하고, 다른 한 사람은 전화를 받는 방식입니다. 이미 많은 기업들이 중요 부서의 전화선을 차단하고 있습니다. 시간 낭비를 줄이기 위한 조치가 개인 차원뿐 아니라 기업 차원에서도 활발히 이루어지고 있는 것으로 보입니다.
이러한 동료애를 좀 더 자세히 살펴보면, 소중한 고객과 통화하는 것 또한 숙련된 기술을 필요로 합니다. 이러한 기술이 부족하면 통화 내용이 매끄럽지 못하고 오히려 시간 낭비로 이어질 수 있습니다. 한 중소기업에서 이 문제 해결에 대한 아이디어를 얻었습니다. 이 회사는 베테랑 직원이 일주일 휴가를 내면서 생산 라인이 중단되는 사태를 겪었습니다. 특정 업무에 숙련된 직원이 필수적이었기 때문에, 그 자리를 대신할 직원이 없었던 것입니다. 이에 회사는 수년간 각 업무별 절차 매뉴얼을 제작하고 생산 현장 작업 영상을 공유하는 데 투자했습니다. 모든 직원이 이해할 수 있도록 각 업무에 필요한 직관과 노하우를 최대한 수치화하려고 노력했습니다. 그 결과, 직원들이 서로의 업무를 대신할 수 있는 업무 환경을 조성할 수 있었습니다. 이러한 노력을 통해 모든 직원이 기술을 습득하고 서로를 지원할 수 있는 직장을 만들 수 있었습니다.
덧붙여 말씀드리자면, 이 회사는 반도체, 의료, 정밀 기계 등 다양한 분야에 사용되는 불소수지 제품을 생산합니다. 간단한 계산으로 이 회사의 이직률은 6.9%에 불과합니다. 지난 26년간 신입 졸업생 중 회사를 떠난 사람은 단 두 명뿐입니다. 최근 몇 년 동안 이직률이 30%를 넘는 기업이 흔한 추세임에도 불구하고, 이 회사는 훌륭한 근무 환경을 조성해 왔습니다. 1999년부터 2025년까지 이 회사는 대학 및 고등학교 졸업생을 포함한 29명의 신입 사원을 채용했으며, 그중 27명이 여전히 회사에 재직 중입니다. 또한, 회사는 긍정적인 방향으로 나아가고 있습니다. 누군가 자리를 비우더라도 다른 직원들이 업무를 원활하게 처리할 수 있도록 지원합니다. 직원들은 이제 언제든 부담 없이 휴가를 사용할 수 있으며, 90% 이상의 직원이 유급 휴가 및 육아휴직을 이용하고 있습니다.
